文控员的重点工作计划（如何规范的做好文控工作）

文件变更记录

目录一、目的

二、适用范围

三、术语及引用

四、职责

五、工作内容

六、质量记录

目的

规范组织过程资产的建立、更新与维护，确保组织过程资产得到合理的使用与管理。

通过规范公司文件管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，确保各项目图纸及变更控制和管理的标准化、规范化，以及转产资料的有效发布，归档，规范工程文件的管理；特制定本办法。

适用范围

适用于IVS所有项目的图纸及变更控制和归档管理，以及转产资料的发布、归档等管理。

术语及引用

1、文控中心（Document Control Center，简称DCC）：既是公司文件、资料工作的管理部门，又是永久保存和保护文件资料的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。

2、工程变更：在制造过程中，涉及的人（Man）、设备（Machine）、材料（Material）、方法（Method）的其中一项或多项，从目前的状态到另一状态的变更或相对于规定的状态发生了突发性的严重偏差并经修正恢复到规定状态的变更。

3、基线化：基线是项目储存库中每个交付件版本在特定时期的一个正式标准，随后的工作基于此标准，并且只有经过授权后才能变更这个标准。建立一个初始基线后，以后每次对其进行的变更都将记录为一个差值，直到建成下一个基线。

职责

工作内容

1、文件分类规则

1) 文档分三类：工艺文件类、图纸类、变更表单类。

2) 工艺文档按照产品线进行分类，产品线包括显示屏、3C、印刷、玻璃、PCB、相机。

3) 图纸按照项目名称-项目编号进行分类；对于量产类交付型项目的定制图纸，项目编号可以是生产任务单号；对于非量产的开发类项目的图纸，项目编号为项目经理向财务备案的财务编码。

4) 工程变更单按照项目名称-项目编号进行分类，并输出《工程变更台账》；工程变更的要求具体参见《工程变更控制流程》。

2、文件控制编码

1) DCC需按照《工艺文件管理规定》中相应要求，给SOP和SIP提供编码。

2) DCC需按照《工程变更管理规范》中相应要求，给ECR申请单提供编码。

3、文件控制和管理

1) 文件合规性审核过程

①DCC需对研发、工艺等申请人提交的工艺文档、图纸进行合规性审查；

②对于不合规的，打回至申请人处进行修改，直至修改到合规为止；

③对于合规的，盖受控章。

2) 文件合规性审核内容

①《工艺文件管理规定》是否有效执行，是否有文件编码，文件编码编写是否正确；

②文件的签署是否齐全，拟制人、审核人、批准人是否填写完整；

③文件是否制定了版本号，并填写了拟制日期；

④文件的变更记录是否齐全；

⑤文件格式是否按统一规定执行。

3) 文件归档

①DCC应将审查合规的、已盖了受控章的文档，规范的放到指定位置，并填写好相应记录台账，在台账中写明文档入库日期等信息。

②对于工程变更的归档，若工程变更单是电子版的，则将电子版变更单做归档；若工程变更单是纸质版的，则需将纸质版变更单扫描为电子版做归档。

③对于工程变更的归档，不仅需将工程变更单进行归档，还需将变更后的文档进行归档，若变更的是图纸，则需将新版本图纸替换掉旧版本图纸；若变更的是工艺文档，则需将新版本工艺文档替换掉旧版本工艺文档，在DCC有效库中只保存最新有效的版本。

④所有失效版本的图纸、工艺文档不能删除，而需单独放到失效库中进行存档，并设定权限；既能防止失效版本的非预期使用，又能将旧版本的文档做好保存。

⑤对于纸质版工艺文件，应按照《文件控制程序》要求回收旧版本的纸质文件，下发新版本的纸质文件。

4) 文件发布

DCC应将归档的文档通过邮件向相关人员进行发布；

①对于工艺文档，需发送给该产品线相关生产代表、质检代表、工艺代表、采购代表、客服代表，抄送给PM、交付中心主任、QA；

②对于工程变更单及相应变更内容，需发送给变更申请人和变更审核人，以及相关的生产代表、质检代表、工艺代表、采购代表、库管代表，抄送给PM、交付中心主任、QA；

③对于图纸，无需将图纸作为附件发布，只需维护好图纸台账，定期将图纸台账发送给产品线相关生产代表、质检代表、工艺代表、采购代表，抄送给PM、交付中心主任、QA。

5) 文件状态报告

①DCC应双周将文件状态（包括工艺文件、图纸等）进行发布，需写明文件的版本号、发布日期等信息；

②文件状态报告需发送给生产、质检、工艺、采购、研发三级部门主管，抄送给PM、交付中心主任、QA。

4、文件安全与保密

1) 涉密主要包括以下事项：

①图纸等技术资料；

②涉及高新技术、专利等资料。

2) 文件安全及保密措施

①设定好DCC文件的权限，只给相关人员开通只读权限，不能随意开通读写权限，防止对基线化文档随意修改；

对于SOP、SIP等工艺文档，可以给全体人员开通只读权限，包括交付侧（生产、质检、工艺、库管、采购人员）、研发侧、客服侧全员；

对于图纸，应当只给给项目组研发代表，涉及相应产品线的采购、工艺、质检、生产开通只读权限。

②根据文件密级严格按文件应传达人进行传递、使用范围；受控文件的分发必须按要求保密且分发给指定的人。

加强文件的保密、电子加密。没有提供解密需求的，不能随便将加密文件解密；对于提交了解密需求的，将加密文件临时解密，临时解密的文档只能给解密需求提出人使用；并且在使用完之后12h内尽快删除；防止密级文档泄密。

③凡涉及图纸、高新技术、专利等属密级管理的电子文档，原则上不允许拷贝入个人计算机；确因工作需要拷贝计算机的、属密级管理的电子文档，必须进行加密处理。

④为防止数据丢失，电子版文档应定期备份。

文控员的重点工作计划（如何规范的做好文控工作）

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